Liderar la transformación digital del departamento de finanzas.
Transformación de las finanzas
Todavía hoy en día, la mayoría de los departamentos de finanzas en las pymes se declaran incapaces de seguir el ritmo de los planes de transformación digital de su empresa. Y lo peor, son conscientes de lo que supone en problemas de productividad, rentabilidad y eficiencia. El departamento de finanzas ha dependido tradicionalmente de procesos manuales, lo que le dificulta seguir el ritmo del cambio, o directamente se resiste a él. De hecho, es un clásico en la organización hacer bromas sobre la dependencia del papel en el departamento de finanzas, y sobre los evidentes síntomas de dificultad que muestra para adaptarse a cambios digitales, bien asumidos por el resto.
En la mayoría de las Pymes, el departamento de finanzas parece tener una falta de innovación progresiva, lo cual puede ser la causa de que se vea a estos departamentos únicamente como centros de gastos. Pero con las oportunidades digitales, de automatización y de optimización que los departamentos de finanzas modernos tienen a su disposición, nada podría estar más lejos de la realidad. De hecho, incluso las empresas más importantes pueden lograr una mayor eficiencia y flujo de efectivo al abordar la transformación digital de manera informada y estudiada. Esto también puede contribuir a lograr una colaboración más exitosa entre equipos y departamentos dentro de la empresa en su conjunto.
Cómo abordar el cambio a la transformación digital
El profesional medio de finanzas de la Pyme es una persona bien organizada, rigurosa en su cometido y perfeccionista. Características ideales en el desempeño diario de su función pero que chocan frontalmente ante un proyecto de transformación. La Pyme no puede permitirse postergar el proceso, aunque tampoco podrá ser ejecutado demasiado rápido, que no se espere una revolución de la noche a la mañana. Para que el proceso sea eficiente, contando con la buena disposición por el departamento, debemos aceptar la realidad de que la organización será híbrida durante un breve período de tiempo, durante el cual, mientras se produzca la conversión, se deben mantener disponibles varias combinaciones de procesos de trabajo analógicos y digitales para lograr la mejor cohesión empresarial posible.
Una estrategia aconsejable es empezar por descomponer la transformación digital función a función, proceso a proceso e, incluso, documento a documento atendiendo primero los procesos en papel, manuales o deteriorados. Esto supone un reto para los departamentos de finanzas en particular que siguen dependiendo en gran medida de los procesos manuales y de los sistemas heredados. Sin embargo, la implementación a un ritmo constante hará que la transformación digital sea mucho más manejable. Otro preparativo puede ser sentar bases sólidas antes de introducir modelos de negocio mejorados digitalmente, como implementar la infraestructura tecnológica adecuada y garantizar que el personal cuente con los conocimientos digitales necesarios.
Transformar las finanzas en un centro de beneficios
Los departamentos de finanzas de las pymes suelen ser vistos como un centro de coste dedicado al back-office de la empresa. Aquellas tareas necesarias para el cumplimiento normativo, pero que no aportan valor añadido a la organización.
Uno de los principales cometidos de la transformación digital del departamento de finanzas es darle la vuelta a este argumento, realizando los cambios necesarios para convertirlo en un centro de beneficios y llevarlo hasta el front-office de la empresa.
Se deben hacer cambios drásticos en todo los ámbitos del departamento, como por ejemplo, en los sistemas de Información. Se debe dejar de ser el departamento que da las noticias una vez éstas ya han ocurrido a ser un departamento capaz de trabajar con los datos internos disponibles en la organización, analizarlos, extraer conclusiones y aportar información a la Dirección y otros departamentos vitales para anticiparse a los hechos y la adecuada toma de decisiones.
Igualmente, cambios que afectan a nuestra relación con clientes y proveedores, como pueden ser los procesos de pago. Si algo hemos descubierto durante el período de confinamiento es que somos capaces de hacer negocios sin necesidad de trasladarnos. Y esto vale para las grandes corporaciones del mundo de la moda o alimentación y para cualquier pequeña o micro empresa. Para que la premisa sea una realidad, debemos transformar nuestros procesos de cobro y pago, es fundamental ser totalmente adaptables y aprovechar las herramientas y mecanismos que la tecnología pone a nuestra mano.
Estamos en el siglo XXI, y las finanzas también deberían estarlo. Es un mundo nuevo, con retos nuevos (gestión de flujo de efectivo, fraude, transparencia e informes de efectivo, impacto del cumplimiento y el reglamento, por nombrar solo algunos). Pero están surgiendo nuevas tecnologías digitales que pueden ayudar a hacer frente a estos nuevos retos, por lo que es necesario incorporarlas a las finanzas. Ya.
Dar el paso a las soluciones digitales es fundamental para transformar la percepción interna y externa de las finanzas, que hasta ahora era la de un centro de gastos lento y arcaico, en la de un centro de beneficios de alto rendimiento que ofrece un valor empresarial real y ayuda a la empresa a buscar la innovación en todo momento.
La implementación eficaz de estas tecnologías avanzadas y automatizadas representa una oportunidad real para los departamentos financieros de todas las empresas de forjarse una nueva reputación como centros de beneficio y eficiencia. Al deshacerse de la reputación heredada de un departamento diseñado para absorber los recursos administrativos, el departamento de finanzas puede reinventarse a sí mismo como un elemento importante para las empresas modernas que le ofrecen información valiosa, innovación y, lo más importante, rentabilidad.